落成祝賀会・竣工披露パーティーで必要な役割分担とは。
落成祝賀会・竣工披露パーティーでお客様をご招待する場合、社員は何をすれば良いのか？
「受付」ぐらいかな？ とお応えの幹事様も多いと思います。
確かにホテルの宴会場で「忘年会」や「賀詞交歓会」に参加した時を思い出せば、受付の人員で充分かと思います。
新社屋で祝賀会を行う場合、前例が無いので思いつかないと思います。
社員の役割を決めるのも幹事様の大切な役目。
ぜひ参考にしていただければ幸いです。
環境によって必要な役割は変わってきます。
例えばですが、
新社屋が、広いか・狭いか。
社工場が、都心部か・地方都市か。
駅から近いか・遠いか。等々…。
必要な人数も変わってきます。
一般的に必要な役割として、
受付係
クローク係（コートや傘を預かります）
社屋内の誘導＆案内係
特別なご来賓の接待係
お帰りの際の記念品をお渡しする係
それでは、ケースごとに必要な役割を書いていきます。
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都心部の場合。
駐車スペースに限りある都心部では、大抵のかたが公共機関でお越しくださいます。
しかしながら公務の一貫として、あるいは特別なご来賓の方々の中には運転手付きのお車で来場されることが予測されます。
あらかじめ近隣にお願いして駐車スペースを確保するか、近隣のコインパーキングの状況を把握して、運転手さんにスムーズに移動を促せるように社員同士で連携するのも一例です。
地方の場合。
交通整理係・駐車場案内係が必要な場合もあります。
また、社員ではなくて「ガードマン」に委託する場合もあります。
地方都市で工場が竣工した場合、たいていの場合は同敷地内に広い駐車場が完備されてます。
最近のパーティーでは「ノンアルコールビール」に代表されますように、宴会に参加してもアルコールを飲まない方々が増えております。
こういった時代背景から、地方の祝賀会の場合は一般のかたであってもお車で来場されることがあります。
お祝いの席で、駐車場での接触事故などのトラブルは避けたいですし、受付場所までスムーズにご案内できますように社員様の役割を決めて運営にあたります。
最寄駅から遠い場合。
ご参考：エリアによりバス会社が異なります。
流通倉庫などが竣工した場合、たいていは高速道路のインターチェンジからは近いのですが、電車の駅からは遠いものです。
駅と祝賀会場を結ぶ送迎バスが必要な時もあると思います。
送迎バスも、自社のマイクロバスで対応できる時もあれば、大型の貸切バスを数台使ってピストン輸送が必要な場合もあります。
貸切バスは、私どもケータリング会社から手配することも可能です。
バスの運転手さんはプロですから「事前に指示された運航ルート」と「スケジュール管理」には徹底してます。
しかしながらスケジュール管理とは「出発時間の管理」ではございません。
ここで言うスケジュール管理と申しますのは、
「〇時、駅前の◇地点に配車する」
「走行時間〇分でピストン輸送を繰り返し、〇時になったら終了」と言ったものです。
路線バスと違いますから出発時間が決まっておりません。
運転手さんは出発のタイミングを自身では決められないのです。
実は経験の浅いケータリング会社が見落としがちなところです。
バスの手配はしたけれども、出発の管理をする人材を誰も決めてない・・・。
バスは招待客を乗せたまま、いつまでも駅で待機しております。
このような事はあってはいけない事です。
ここで重要なのは、祝賀会の流れ全体を掌握できる社員様の活躍。
電車の運行状況（到着や遅延など）を考慮しながらバスの運転手さんに「出発」の指示を的確に出す役割りです。
また、駅の改札口から貸切バスの停車位置までスムーズに誘導できるように案内係を配置する場合もあります。
周年行事を兼ねてる場合。
企業様の規模にもよりますが、記録係は重要な存在になります。
社員で撮るか、業者にアウトソーシングするかは別として、会社の節目として記録は残すと思います。
業者にアウトソーシングする場合であっても、「何を」「どのように」撮ってもらいたいかは、企業様から意見を伝えたうえで、打合せの中で詰めていくものです。
社長さまや経営陣の考えを理解し、業者に的確な指示が出せる社員様が必要な場合もあります。
また、祝賀会の画像データをすぐに使いたい場合もあるかと思います。
業界の会報誌や、自社の年賀状に使う場合がそれにあたりますが、記録をアウトソーシングした場合納期に時間がかかり間に合わない！と言ったお話も実際にあります。
アウトソーシングする場合であっても社員様に当日の撮影をしていただいたほうが安心かもしれません。
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50名様～のケータリングは（株）コルドンブルーのパーティー料理でおもてなし
竣工式や周年行事、社内行事や会議・展示会のレセプション・結婚披露宴など、パーティーに関することはおまかせください。
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