社員旅行や企業イベント代替案でオンラインイベントが今後ますます増えていく理由
【オンライン懇親会の拡大】
「参加者の自宅に各宅配送できるメニューはあるのか…」
「オンラインイベントを企画したいが何から始めればいいかわからない…」
「みんなが楽しめるような進行ができるか心配…」
このように考えているご幹事者も沢山いらっしゃると思います。
新型コロナウイルスの感染症拡大を受け、新しい働き方としてテレワークが定着してきました。社内イベントにおいてもオンライン形式で実施する企業が増えています。
※例）入社式、株主総会、懇親会、社員旅行、内定式など
現状では、社員に向けてどのようなオンラインイベントを企画・実施しているのでしょうか。
今回はオンラインでの社内イベントの企画おすすめ、メリットや注意点を紹介します。
オンラインイベントの企画・実施を担当する幹事様は参考にしてみてください。
目次
オンラインイベント、3つのメリット
社内のコミュニケーション向上
オンラインイベントのメリット一つ目は社内のコミュニケーション向上です。
もともと社内イベントは、「従業員が相互理解を深めるためには、業務以外でのコミュニケーションの場をもつことが必要」という考えのもとに開催されていました。オンラインであっても考え方は同じです。
特にコロナ禍においては、リアルでのイベント開催が次々に中止になり、テレワークでの通常のふれあいすら制限されている中、これまで以上にコミュニケーションの重要性が増しています。
筆者も営業先のお客様の話をお聞きしますと、今までは当たり前にあったコミュニケーションの場が失われ、チームビルディングが円滑にいっていないという話も耳にします。
また、新入社員の歓迎会も行えず、お互いになんとなく新年度がスタートしたので理解しあうには時間がかかりそうとおっしゃっていた担当者もいます。
イベントはオンラインであっても企画次第では、コミュニケーションをしっかりとることが可能です。従業員同士のつながりを強め、社内交流を活性化させ、さらには社員のモチベーションアップや企業成長なども見込めます。
低コスト
オンラインイベントのメリット二つ目は、低コストです。
オンラインイベントは、オフラインで行われるイベントよりも低コストで開催することができます。
リアルイベントの開催で多くの予算を取られるのが会場費やその会場の照明や音響、モニター機材のレンタル費やそれに関わる人件費も大規模になればなるほど大きな金額になります。さらに全国から集まる会では参加する社員の交通費、出張費、宿泊費などが必要です。
ですから、企画や制作、運営を外注したとしても、上記の点の予算を考えますと大幅なコストダウンが可能になります。
※開催規模や条件により当てはまらない場合もございます。
参加のしやすさ
オンラインイベント3つ目のメリットは参加のしやすさです。
Zoomやチームスなどオンラインツールがあれば、日本全国から気軽にオンラインイベントに参加することができます。今までは交流を行っていなかった支店間の情報交換や垣根を超えたコミュニケーションの場をつくることで思わぬ相乗効果を生み出すかもしれません。
こういう場合にオンラインイベントがおすすめです。
オンラインイベントのおすすめ4選
株主総会（社員持ち株制度など）
今までは総会後に懇親会を実施し、株主様との意見交換会や懇親の場を提供していたがリアルでの総会実施が出来なくなり、録画撮影での配信やハイブリッド株主総会に移行し、中継するカタチで実施している企業様も増えてきております。その中で株主様の各宅にメニューボックスを送ることで付加価値をつけることが可能です。
ランチ会（事業部間ふれあい）
ランチ会・ふれあい会は事業部のチームで画面越しにランチを楽しみながらコミュニケーションを促進させることを目標に行います。リモート会議ばかりだとどうしても業務の話が中心になってしまい、一方通行の話になる場合も多いためランチ会などを定期的に行うことはとても重要です。
事業部の垣根を越えてチームをシャッフルすることで、多くの人と接点をもつことが可能になり、業務をより円滑に行うためのベースづくりにも最適です。
あまり交流がないメンバー同士の場合は、テーマを設定するとよいでしょう。
※）趣味の話やフード・お酒など（キャンプ・車・バイク・好きな食事・ワイン・スポーツ）
こうすることで、途切れがちな会話を盛り上げることができます。
忘年会・新年会・納涼祭
②の拡大版で全社員参加型の懇親会をオンライン上で行います。
通常業務での関わりがない従業員とも交流ができ、多くの人とコミュニケーションを取ることを目的としています。
Zoomやオンラインツールを利用して行い、参加者には顔出しや声出し、チャットでの盛り上げをお願いしておきます。内容は社長挨拶、乾杯の挨拶、ビンゴ大会、ブレイクアウトルームを使った少人数にグループ分けした懇親タイムなど。
弊社のINDIVIDUAL MENU ONLINE SUPPORT PACKを使用することでフードの手配も簡単です。
オンライン総会
本社内の特設ステージ会場からオンライン総会を配信します。
表彰式や入社式、キックオフイベントなどが多く。
チャット機能を使ってメッセージをリアルタイムで贈り合うこともできるなど、オンラインならではのコミュニケーションも期待できます。
テレビのように仕上げたり、動画制作をあらかじめ行うことにより、オンラインならではの強みや効果を発揮することができます。
オンラインイベントの注意点
オンラインイベントにはメリットだけでなく、注意したい点もあります。
この部分をクリアにすることでオンラインイベントを楽しく有意義なものとすることが可能になります。
ツールや通信環境のチェック
オンラインイベントの注意点1つ目はツールや通信環境のチェックです。
オンラインツールを利用し、つながるため、マイクやカメラのクオリティー、通信環境の安定性はとても重要になります。
映像が映らない、音声が途切れるなどのトラブルは、参加者の満足度や期待感を下げることになるので、注意したいです。トラブルを防ぐためには、機器の事前確認と配信テストを前もって行うことが重要です。
また、参加する従業員に対し事前に使い方をレクチャーしたりすることも大事です。
合わせてセキュリティのチェックも忘れずに行いましょう。
時間帯や所要時間
オンラインイベントの注意点2つ目は時間帯や所要時間です。開始時間は多くの社員が参加できる時間帯を設定します。
家庭のライフスタイルにより日常の時間の使い方もまちまちなので、行うイベントにより開始時間と終了時間を明確にすることが大切になってきます。
所要時間目安
ランチ会 30分～1時間
社内懇親会 1時間30分～2時間
オンライン総会 2時間～3時間
まとめ
オンラインイベントはまだまだ世の中のスタンダードになりきっているとは言い難いのが実状ではありますが、今後ますます増えてくるものと弊社は予想しております。実際に多くの企業様がオンラインにシフトしており、その重要性はメディアでも多く取り上げられております。
企業によってはオンライン懇親会費用をレクリエーション活動費に組み込んだりと企業自体が積極的に行動されているケースも珍しくありません。
これを機会に是非オンラインイベントも社内交流のひとつの手段として最適なものだということをご理解いただけますと幸いです。
最後にオンライン懇親会に新たな価値を生み出すための弊社のメニューをご紹介させていただきます。
INDIVIDUAL MENU ONLINE SUPPORT PACK
イベント出席者に全国配送可能
オンラインでも食べやすい厳選されたメニュー
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各種社内イベントや総会の運営補助も行っておりますのでお気軽にお問合せください。
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