パーティーを成功させるために
目次
開催の趣旨の明確化
開催趣旨によってパーティーの形式、内容は様々です。
新商品プレスリリース、竣工披露宴、賀詞交換会、歓送迎会、忘年会、新年会、慰労会、展示会など、 パーティー開催の趣旨を明確にし、関係者内で共有すると共に、要件を整理しておきましょう。
協力会社（イベント・ケータリング会社）の決定
イベント実績、パーティープランや対応範囲などを確認にしながら、イベント・ケータリング会社を選別しましょう。
レスポンスの早さや情報力の多さなど実績に応じて対応出来る範囲も決まってきます。
ホスピタリティの高さも重要な選定ポイントになります。
トータルプランニングが可能かどうかは、しっかりと事前に確認をしておきましょう。
役割分担の重要性
パーティー運営にあたり、様々な役割・担当が発生します。
準備と共に、開催当日に混乱を招かぬよう、幹事一人で全てをこなすのではなく、 役割毎に責任者を選定しておきましょう。
パーティー当日は思いもよらない事態が発生する場合があります。
受付担当、クローク担当、会場案内などそれぞれに担当責任者を設置して複数人体制で運営にあたりましょう。
招待客リストの重要性
企業名・団体名、役職、氏名、ふりがな、住所、電話番号、メールアドレスなど、 招待客のリストは正確に管理しましょう。
団体名のふりがなを入力しておくと、50音順などのソートに便利です。
氏名のふりがなも司会者の言い間違いを防ぐために事前に確認しておくと便利です。
また、リスト作成後には必ずダブルチェックすることが重要です。
氏名等に間違いがありますと会社の信用を落としてしまう可能性があります。
4月など昇進・昇格が多い時期は役職変更にも注意しましょう。
パーティー開催日の選定
ビジネスシーンでのパーティーはウィークデーが多いですが、月曜日は避けた方が無難です。
前日が日曜日のため主催者側としても準備がしづらいです。
また、連休前後もあまり好まれません。 連休前後は予定を入れている人が意外に多いものです。
縁起を気にする方もいらっしゃいますので、大安吉日など、六曜をチェックして 良い日にちを選ぶのもひとつです。
業界・団体により参加しやすい時期や状況もあると思いますのでご不明な点は担当まで確認ください。
開催時間の決定
パーティーの所要時間は、開宴からお開きまで平均1時間半～2時間、受付開始は開宴30分前が一般的です。
開宴時間は、パーティーの趣旨により異なります。 参加者がなるべく集まりやすい時間などを踏まえて決定しましょう。
受付業務の効率化
受付担当者は事前にオペレーションを確認しておきましょう。
招待客リストなどはふりがなを入力し、五十音順に整理しておくことをお勧めします。
出席確認方法も重要です。
名刺にて確認、芳名帳に記入、リストチェックのみ、確認方法により必要な備品がありますのでご注意ください。
受付担当者は、招待状の発送や招待客リストを作成した人が兼務すると業務の効率化が図れます。
お顔ぶれが分かる方が受付に常駐するのも大変効率的です。
会計係
大規模のパーティーでは、受付係・クローク係とは別に会計係を設置しましょう。
会計では釣り銭や領収書発行作業があるので、あらかじめ準備をしておきましょう。
会計係は、できれば経理に精通した方がおすすめです。
出席人数によっては大きな金額になる場合がありますので簡易の金庫があると管理しやすいです。
クローク係
クローク業務は受付係と兼務する事が一般的ですが、 大規模のパーティーではそれぞれの担当を分けたほうがよいでしょう。
クローク札やクローク備品の準備も必要です。
特に冬場はコート類がありますので余裕を持って準備しましょう。
紛失などのトラブル回避のためにも、クローク担当者はパーティー開催中も持ち場を離れないようにすることが大切です。
受付時・閉会時にはクロークが混み合いますので一時的な人員補充やヘルプをまわすことにより混雑の緩和になります。
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