【代案】コロナウィルスの影響で中止になった竣工披露パーティー、ケータリングの代案は？
新型肺炎「コロナウィルス」の影響で、2020年3月に予定していたビュッフェパーティー・レセプションは各所で中止になりました。
この時期に新社屋や工場の落成祝賀会を予定されてた皆様にとりまして、想定外の出来事にお困りのことと存じます。
記念式典および祝賀会はひとまず中止。
とは言え、 既に招待状を受け取ったご来賓の皆様方より個別にお祝いのお花やご祝儀をいただき、その対処に困ってるといった声があるようです。
落成祝賀会を行う目的はいくつかあります。
そのひとつには、
「お祝いをいただいて、何もしないわけにはいかない・・・」という意味合いから一同にお集まりいただき宴を催すというもの。
しかしながら一旦中止、そして仮に「延期」と言っても建物内には机やイス・ＯＡ機器をはじめ様々な備品が入り祝宴を行うスペースがない！
そこで、3つほど参考例をお伝えいたしますので、解決の糸口になれば幸いです。
記念品を贈る。
昨今の記念品は小さく・軽いものが喜ばれております。
たいていの方が公共機関を利用し会場までご足労いただくわけですが、手荷物の負担を考慮しますと小さく・軽いもを選ばれるみたいです。
しかしながら今回は中止に伴う商品選択。
宅配などで送ることが考えられます。
勿論ご挨拶を兼ねて相手方へ訪問することも想定されますが、いずれの場合も相手様が持ち歩く可能性は少ないです。
そのような理由から、大きな商品も視野にいれることができますので、商品選択の幅が広がります。
人の記憶上「新型肺炎・コロナで中止になったなぁ」と言う印象が強いわけですが、それをも超えるようなインパクトのある記念品を探してみてはいかがでしょうか？！
貸会場で行う。
なぜ貸会場なのか？様々な考え方があります。
「ホテルの宴会場でも良いのでは？」というお声もいただきます。
それも良いと思います。
次の2点をクリアできれば問題ないと思います。
ひとつめは、割高であること。
ホテルのグレードにもよりますが、一般的に「ケータリング」よりも割高になります。
ふたつめは、「落成」としての印象が人の記憶に残りずらいこと。
広間とお料理のインパクトが強いホテルの宴会場では、人の記憶に単に「宴会」として残る傾向にあります。
落成式・竣工式で現地にお越しいただく本来の目的は「建物・設備のお披露目」です。
幹事様は、そのために「ケータリング業者」を選定し招待状の発送を済ませ、今日まできたわけです。
そこで参考にしていただきたいのが「貸会場」です。
実は首都圏の場合、各所に様々な貸会場があることをご存知でしょうか？
幹事様によく聞かれるのは
「貸会場でしょ？」
「会議室でしょ？」
「お料理どうするの？」といったもの。
お応えいたします！
私どものような「ケータリング会社」は、たいていの場合 貸会場側と連携いたしております。
私どもが会場の予約・仮押さえから、当日の運営スケジュールの申請管理・勿論お料理の準備～片付けまで責任をもってお手伝いすることができます。
そして貸会場の場合（ホテルと違って）一般のお客様・部外者がほとんど出入りしてない点がメリットです。
このメリットを活かして流動的な進行が可能になります。
例えばですが、
まずは本来の目的通りに「新社屋」にお集まりいただき、ご見学していただきます。
冒頭に書きましたように既に営業してる建物内ですから、全部というわけにはいかないかもしれません。
でも、人の記憶にはコレだけで格段に印象に残るわけです。
新社屋から貸会場までの移動には、バスを貸切るという方法もございます。
「立地」によっては大型バスの駐停車が不可能な場合もありますので、事前に私たちケータリング会社までご相談ください。
会場を探す＆仮押さえをするのは、コロナウィルスが騒がれている今が絶好のチャンスです！！
コロナウィルスの「先行きがわからない」「世間の動向が読めない」と企業はまだ動き出しておりません。
また、オリンピック期間に会社行事を避ける傾向があります。
それらの日程を消去していきますと、各企業さまが予約する日程は、ほぼ決まってきます。
政府やマスコミが「コロナ解消」と伝え始めた途端に貸会場も予約が殺到すると思われます。
まわりが動く一歩前に、余裕をもって計画を立ててみてはいかがでしょうか。
動画配信をする。
最近では、だれでもYOUTUBEに動画を載せることができます。
とは言え、
商品のセールスプロモーションでもないのに、不特定多数の人に「新社屋の竣工」映像を流すのは抵抗があると言うかたもいらっしゃいます。
特定の閲覧者しか（この場合は招待者リストの方々のみ）にパスワードをお伝えして、動画を閲覧していただくことも可能です。
新社屋の内外、設備や事業の軌跡などの映像。
社長様のご挨拶やご来賓の皆様からの映像。
これらを編集して招待者の皆様にお伝えすれば、相手様のご都合の良い時間にご覧いただくことが可能です。
社員様が作成すると、何かと時間がかかる・面倒と感じてる幹事様がいらしゃいましたら是非私どもにご相談ください。
打合せから、動画の編集作業、メールの配信まで一貫してお手伝いさせていただくことも可能でございます。
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