【落成祝賀会】招待人数に適した広さとは？
会場を作るコツを解説。
建物が完成した時に行われる「落成祝賀会」。
会場になる新築の物件は広さも形も様々です。
柱が露出した倉庫もあれば、オフィスビルもあります。
鉄骨会社の工場なら、きっと天井からクレーンがぶら下がってることでしょう。
果たして何人入るのか？何人までなら招待状を送ってよいものか？
幹事様の悩みで多いのが、
完成を控えた自社ビルでは、何人はいるのか皆目見当もつかない！と言うものです。
これがもし、
ホテルの宴会場なら『「○〇の間」は最大収容人数100名』などの記載があります。
そこで今回は、これから落成祝賀会を予定されてる社長様・幹事様にわかりやすく解説いたします。
祝賀会場は広すぎても、狭すぎてもダメな理由。
冒頭でも申し上げました通りホテルの宴会場なら、はじめから収容人数がわかっています。
100名収容の会場で「10名」のパーティーは行わないと思います、会場費も割高になってしまいます。
逆に300名のパーティーも行いません、溢れてしまいます。
ホテルのマネージャーは、相談を受けながら、お客様の主旨に最も適した宴会場を案内してくださると容易に想像することができます。
これが新築の落成祝賀会の場合、当然ながら前例が無いわけですから幹事様にとって悩みの種となります。
倉庫のような広い空間に対して、基準値より人数が少ない場合、閑散としてしまいます。
この状況から、
・お料理の見栄えが良くない、美味しそうな香りも分散してしまう。
・挨拶の声が聞き取りにくい
・歓談中の華やかさに欠けるなど。
逆にフラワーショップのような小さな空間に対して、人数が多い場合、収拾がとれなくなる場合もあります。
この状況から、
・季節にもよりますが空調が効かずに不快な思いをする
・混みあってお料理が取れない
・ぶつかってこぼしてしまう、スムーズに片づけられないなど。
いずれの場合も、招待された側が受ける印象はいかがなものでしょうか？
祝賀会に適した広さとは。
着席形式と立食形式で異なります。
どちらの場合も考え方としましては、
設計図面にテーブルやイスなど、実際に必要なアイテムを落とし込みながら割り出していきます。
着席の場合は図面に書いたイスを数えれば人数が割り出せますので割と簡単です。
立食の場合は一筋縄ではいきませんので、私どものような「ケータリング専業」の営業部までお声をかけてください。
図面や、場合によっては建設現場まで実際に足を運びまして、お客様の主旨にあった提案をさせていただきます。
考え方は次項にまとめさせていただきました。
祝賀会場を調整する方法（例）
広さを調整する
招待人数に対して「倉庫」などのように広すぎる場合は、紅白幕などで仕切って、パーティー用の空間を作り出します。
逆に小さなオフィスビルで招待者が溢れてしまう場合は、2階・3階・4階のように複数のフロアーを使ってパーティーを行います。
例えば、
挨拶を行う「メインのフロアー」を1ヶ所決め、他のフロアーには大型モニターを配置してステージの映像を映し出す場合もあります。
あるいは、
メインのフロアーでは式典のみ行う事とし、お料理・飲み物は別のフロアーに配置なども考えられます。
人数を調整する。
テナントビルなどの場合、何らかの理由があって上記のように複数のフロアーを使ったパーティーが難しいこともあるでしょう。
招待者を減らせるなら問題ないわけですが、どうしても減らすことができない！
大勢の人に新築ビルをご覧いただきたいといった場合もあるかと思います。
その場合は例えば
「宴会は2時間」という一般的な考えを変えてしまうのも、ひとつの方法です。
午前中～夕方まで「ご都合のよろしい時間にお越しください」というものです。
お料理は一定の時間毎に新鮮な物と差し替えていきます。
デメリットと言うわけでもありませんが、来賓を迎える社長様や役員様・営業担当者の方々にとりましては、長い一日になると思います。
それを解消するのが次の方法です。
会を複数回実施する。
200名招待したいけど、会場の広さは100名のパーティーが限度。
そんなときは、招待状を2種作成します。
「午前の部」と「午後の部」のイメージです。
社長様は同じ挨拶・立ち振る舞いを2度することになりますが、会と会の間で休憩することも可能です。
来賓の挨拶も、通常の2倍頼むことが可能となります。
まとめ
快適なパーティー空間を作るための工夫は様々です。
同じ広さであっても
床がカーペットのオフィスと、コンクリート床の倉庫では私たちの脳が受ける印象は全く違います。
同じ模擬店、例えば煙や香りの出る「磯焼き」であっても
気密性の高いオフィスと、天井の高い工場では印象が全く違ってきます。
「煙い！！」か「美味しそうな香り！」は大きな違いとなってきます。
社長さま（幹事様）とご来賓の方々にとって好印象となるパーティー、
パーティーを創造するのが私たちコルドンブルーです。
※よろしければ、↓↓こちらの記事もご参考に！
50名様～のケータリングは（株）コルドンブルーのパーティー料理でおもてなし
竣工式や周年行事、社内行事や会議・展示会のレセプション・結婚披露宴など、パーティーに関することはおまかせください。
幹事様の不安やお悩みを解決できるのが私たちの強みです。
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